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Tips para gestionar tu tiempo
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Gestiona tu tiempo. ¿Quieres saber cómo?, pues libérate.

Cuantas veces al día nos repetimos el mismo tantra: “no tengo tiempo para nada…”, “no me da la vida…”, “no me alcanzan las horas…”, y yo te pregunto:

¿Para qué quieres más tiempo?

Después de una pausa en nuestras rutinas, después de que a muchos de nosotros ya se nos ha acabado nuestro precioso tiempo vacacional, volvemos a la otra vida, a la de la pastilla azul. Esa que Neo se atrevió a escoger. Salimos de Matrix y regresamos al mundo en el que somos esclavos de un jefe inflexible, que no deja que retrocedamos, que impone luz y oscuridad, él es: El Reloj. Misterioso mecanismo que nos hace pensar que el tiempo pasa más despacio en invierno y más rápido en verano. Y nosotros le creemos.

Os propongo un ejercicio muy sencillo: retroceded a un día cualquiera de esos que escogisteis para escapar del jefe, del reloj. ¿Recordáis cuál fue la misión más importante del día?

Os ayudo. Para mí lo primero más importante del día era abrir la ventana de la habitación y admirar el maravilloso paisaje que me rodeaba, bajar a la cocina a prepararme un buen café y una tostada de pan, pan de verdad y disfrutar el desayuno con mi familia, entre la charleta, decidir en qué derrocharíamos todos esos minutos que el reloj ponía a nuestra disposición y aceptar el mal tiempo como una oportunidad maravillosa para leer o escuchar música.

¿De verdad que sólo podemos llevar esa vida una o dos semana al año?,

¿De verdad no nos vamos a permitir disfrutar de nuestra familia nada más que en verano?,

¿De verdad que no te vas a dedicar una hora al día para ti exclusivamente hasta que no lleguen las vacaciones?

Aún hay esperanza

Todos podemos aprender a liberar nuestro tiempoa gestionarlo de una manera que nos haga sentir que somos nosotros los que gobernamos  los segundos, minutos y horas del día. El reloj nunca dejará de mostrarnos el tiempo en cada instante, pero nosotros marcaremos el ritmo y decidiremos qué hacer con tantos minutos que nos regala.

Resolver el interrogante ¿para qué quieres más tiempo?, es la respuesta para encontrar un sentido a esos minutos que se nos escapan cada día en cosas que no tienen importancia en nuestra vida, pero que no nos podemos desprender de ellas, no sabemos cómo desprendernos de esos hábitos malditos que te dirigen a lo largo del día, y que sólo nos libramos de ellos en vacaciones, cuando realmente dedicamos cada minuto a disfrutar de lo más importante para nosotros y únicamente es cuando entendemos el tiempo como algo que está a nuestro servicio y no al contrario.

Te voy a contar un secreto

Pensamos en el tiempo como algo que únicamente está relacionado con una parte o dos de nuestra persona, como si sólo fuésemos trabajadores o padres, (si es que nos hemos hecho ese regalo). Pero eso no es así, somos más que todo eso. Somos hijos, parejas, hermanos, cuñados, sobrinos, nietos, amigos, voluntarios, vecinos, compañeros…

En el momento que sepamos colocar por orden de prioridad cada uno de los roles que representamos y qué deseamos obtener en cada área de nuestra vida,  habremos dado el primer pasopara acercarnos a saber cómo gestionar realmente nuestro tiempo, pues habremos identificado hacia dónde queremos avanzar. Nos dedicaremos minutos a nosotros mismos o aquellas personas que son más importantes para nosotros, y si no nos sobran minutos, no estaremos agobiados, porque realmente los habremos dedicado a lo que es verdaderamente importante para nosotros.

Un segundo pasofundamental en esta búsqueda de liberación, la encontramos entre nuestros valores individuales. Aprovechemos este momento de reflexión y preguntémonos si nuestra vida va alineada con nuestros valores, esos que definen nuestros pensamientos y la manera de cómo deseamos vivir. ¿Te has preguntado alguna vez cuánto tiempo desperdicias pensando en que estás actuando de una manera cuando realmente quisieras hacerlo de otra?.

Cediendo a realizar acciones con las que no estamos de acuerdo, derrochamos minutos culpándonos y pensando una y otra vez si no habría otra forma de hacer las cosas.

Esto nos lleva al tercer paso: Identificar nuestros ladrones del tiempo. Para avanzar en nuestra búsqueda de minutos con los que disfrutar en lugar de desperdiciar, tendremos que mirar en el bolsillo interior de la chaqueta, en el bolso negro que hace tiempo que no usamos o en el carro de la compra. No somos conscientes de todo aquello que se interpone entre tú y tu idea de disfrutar de un buen momento. Te describo algunos de esos ladrones, seguro que te has cruzado con alguno: Indecisión, automatismo, perfeccionismo, horas extra, desorganización, fallos en la comunicación, postergación. ¿Sigo?, mala gestión del correo, impuntualidad, ausencia de planificación…

Algunos ladrones aparecen sin que nos demos cuenta, pero somos nosotros los que les abrimos la puerta y dejamos que nos roben nuestro bien más preciado: nuestro tiempo. Son las llamadas telefónicas, las visitas inesperadas, los whatsapps, faceboook o Instagram.

¿Mucha información?, te hago un súper resumen

Busca tu propósito y decide con quién quieres compartirlo

Encuentra los valores con los que vibras y persíguelos

No dejes que te roben más. Pon una orden de búsqueda y captura para tus ladrones

Ahora llega lo divertido y es: ¿cómo preparar el cóctel que te permita mezclar todo eso que has encontrado?, ¿cómo colocarlo todo en las horas del día que estás despierto?

 

Para empezar con la gestión de tu tiempo, tienes que empezar desprendiéndote de todo aquello que ocupa tu cabeza, de todo que ahora es una carga. Tienes quevaciar tu mente, vaciar sobre un papel, o sobre cualquier medio electrónico, todo lo que tengas pendiente por hacer, TODO. Para tu salud mental pintaría en dos listas, una donde descargar todos mis asuntos profesionales y otra todo lo relacionado con mi vida personal.

¿Te quedaste en blanco?, te ayudo
En tu lista de asuntos pendientes de tu vida profesional te puedes encontrar con cosas como:
  • Llamadas telefónicas pendientes
  • Correos electrónicos que contestar
  • Ese informe sin fecha, pero que ya tenía que estar terminado
  • Planificación de la nueva campaña publicitaria
  • Elegir entre los tres candidatos que te propusieron la semana pasada
  • Elegir el mobiliario de la nueva oficina
  • Empezar con el curso al que te suscribiste el mes pasado
  • Buscar nuevo programa informático para la centralita…
En tu lista de asuntos pendientes de tu vida personal te puedes encontrar con cosas como:
  • Pedir cita para bañar al perro
  • Inscribir a los peques en las actividades extraescolares
  • Revelar las fotos que has decidido colgar en el salón
  • Ir a la revisión anual con el dentista
  • Colgar a tus padres el ventilador que se han comprado
  • Cuadrar “finde” para la escapada anual con los amigos
  • Acompañar a la yaya a la revisión anual de rodilla…
  • Aprender a tocar la guitarra
  • Llevar el coche a revisión

 

Sé que ahora estás asimilando, pero cuando te pongas con tus maravillosas listas y las tengas terminadas será cuando comiences a preparar el cóctel.

Para las listas, yo he encontrado una app para andorid, que puedes organizar por colores o fechas y se ha convertido en una buena aliada, se llama ColorNote.

Todo aquello que hayas apuntado en tus listas y puedas poner en una agenda, házlo. Y sí, tienes que agendar todo en el mismo lugar, tanto las acciones profesionales como las personales. Es error muy común no utilizar agenda para asuntos personales, ¿por qué no?, es otra forma de liberar tu mente. Asignar tiempo a tus padres en una agenda, es darles la misma importancia que cerrar un contrato con un cliente.

Para todo aquello que tienes que darle otra vuelta, apúntalo en otra lista, esa que será para acciones de algún día, más tarde o cualquier otro nombre que te ayude a saber que hay cosas que tienes pendiente por hacer, pero que pueden aparcarse por un tiempo. No olvides revisar esa lista cada semana.

Durante mucho tiempo tuve un problema con la gestión de la agenda. Me encanta el papel, pero en muchas ocasiones me llamaba un cliente y si me encontraba tomando un café con una amiga, como no la llevaba encima, no podía cerrar una visita. Por fin un día le dediqué una tarde y decidí llevar una agenda online y conectarla a Outlook. Utilizo el calendario de Gmail.

Esto que parece una tontería, hace que camines o conduzcas sin ese run runde: “Ay, no he llamado al médico para…”, “cuando llegue a casa tengo que salir a comprar la cena…”, “a ver si llamo a mis padres y les digo que voy a comer el domingo y les miro lo de su wifi…”

Te detallo algunos métodos que me han ayudado

Para organizarte en tu vida profesional te puedo decir que he encontrado muchos métodos para gestionar el tiempo y ser más productivos y que son muy efectivos. Cada uno de ellos me aporta algo, ninguno es excluyente, todos se complementan.

  • GTD (Getting Things Done). David Allen.La filosofía de GTD se basa en hacer fácil el almacenamiento, seguimiento y revisión de toda la información relacionada con las cosas que necesitas hacer.
  • ZTD (Zen to done). Leo Babauta. Es un sistema de productividad basado en un conjunto de 10 hábitos. La clave de ZTD es que cada uno de estos hábitos debe aprenderse (y practicarse) por separado.
  • La Matriz Eisenhower. Dwight David Eisenhower.Las tareas a realizar se exponen en una matriz dividida en cuatro cuadrantes, las cuales dependen de la urgencia y la importancia de la tarea.
  • Time Blocking. Cal Newport. Consiste en repartir en bloques nuestras acciones diarias y trasladarlas a la agenda, siempre por prioridades. El objetivo es cumplir el horario sin excusas.
  • PomodoroFrancesco Cirillo. El método se basa en mejorar la administración del tiempo dedicado a una actividad usando un temporizador para dividir el tiempo en intervalos indivisibles, llamados pomodoros, de 25 minutos de actividad, seguidos de 5 minutos de descanso, con pausas más largas cada cuatro pomodoros.
Para tu vida personal también te puedo ayudar

Sí, en tu vida personal también hay que poner orden. Seamos sinceros, no es lo mismo llegar a casa y tener que ponerte a fregar los cacharros de la cena, recoger la mesa del salón para poder sentarte a cenar, tropezar con los zapatos que están fuera del zapatero, no encontrar el cargador del móvil, las pilas que has decidido reciclar se han caído de la estantería donde las guardabas… Todo eso te puede hacer desear cerrar de nuevo la puerta y salir corriendo.

Diferente es llegar a casa y pensar: “Hogar, dulce hogar”. Te encuentras todo ordenado, antes de salir de casa sacaste del congelador la cena, de camino a casa has confirmado la visita de la empresa de toldos para que te presupueste el de tu terraza…

¿Cómo consigues un lugar donde querer regresar?

  • El método Konmari. Marie Kondo. El método se basa en los valores de cada persona, en cómo desea vivir, y te propone que deseches y conserves solo lo imprescindible y que te hace feliz.
  • El poder del orden. María Gallay.En este libro María nos hace un planteamiento muy parecido a Marie Kondo, pero añade algo muy significativo y es que: “la prioridad de nuestro hogar deben ser las personas”.
Y ahora es cuando me preguntas, ¿y cómo hago todo esto?

Pues muy sencillo, introduciendo o cambiandoalgunos hábitos. Lo de cambiar tus hábitos es verdad, lo de sencillo “na de na”.

Descubrí hace tiempo que me encanta estar en constante descubrimiento, en conocer cosas nuevas, leer libros que pueden mejorar mi vida, ver vídeos para aprender cómo viven otras personas e incluso cómo decoran sus casas para hacerlas más prácticas, pero todo se queda en un simple “conocer” si no lo pongo en práctica. Es ahí donde reside la complejidad: en cambiar los viejos hábitos por unos nuevos.

Seguro que has leído en varia ocasiones algún que otro post para saber cómo prepararte para empezar a hacer running. Tienes una amiga que te ha hablado de lo bien que se siente haciendo deporte y ha corrido en alguna que otra carrera popular. Eso te ha animado y ya has planificado hasta los días que vas a salir a correr, pero llega el día y el hábito de tu rutina te impide salir incluso a caminar. Siento decirte que no hay una fórmula secreta, cambiar los patrones de nuestra vida difiere mucho de otras personas y otras conductas, pero sí existen unos pasos que nos harán un poco más fácil el camino para alcanzar eso nuevo que nos hemos propuesto hacer.

Mantener una lista con las cosas pendientes por hacer y apuntar todo en una agenda se va a convertir, entre otros, en un nuevo hábito para ti.

  1. Comienza con sólo una meta a la vez. Suficiente si cada mañana te acostumbras a mirar tu agenda antes de comenzar con tu rutina diaria.
  2. Registra tus avances. Apunta en un lugar a la vista si has cumplido o no con tu nuevo propósito.
  3. Revisa cada semana tus avances. Si has sido constante, podrás evaluar tu constancia en tiempos más espaciados.

Un estudio reciente de Jane Wardle, del University College de Londres, publicado en European Journal of Social Psychology, afirma que para convertir un nuevo objetivo o actividad en algo automático, necesitamos 66 días.

 

Muchas veces caemos en la tentación de empezar por lo más complicado, esto en nuestro mayor error. Hagamos caso a Leo Babauta. Empieza pasándote el hilo dental por un solo diente, te parecerá tan poca cosa que no te dará pereza empezar. Una vez hayas comenzado, ya no podrás desperdiciar la oportunidad de dar un nuevo giro a tu vida.

Lo más importante es que conviertas tu hábito en tu nueva filosofía de vida.

Desde DTR Coaching, entendemos la gestión del tiempo como una liberación global de minutos. Aunque nuestros cambios los hagamos de uno en uno, no podemos olvidarnos de nuestra misión y de las personas que queremos nos acompañen en nuestro camino para encontrar todos esos minutos que no hagan felices, tanto en nuestro entorno profesional como en el personal.

No intentes desprenderte de tu mochila personal a la puerta del trabajo ni tampoco librarte de tu trabajo a la puerta de casa. Unificando todo en una, será más fácil vaciarla.

 

 

 

 

Analista Conductual y Generadora de Salud Emocional
Lifepartner.es

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